Panoramica

Come amministratore degli utenti, è possibile importare gli utenti in FileFlex da Active Directory (AD) e sincronizzare i gruppi tra FileFlex e AD, in modo che la gestione degli utenti possa essere effettuata in AD stesso.

Prerequisito

FileFlex Server può essere ospitato su cloud o su qualsiasi rete in cui sia presente o meno AD. Per connettersi ad AD Server, FileFlex ha bisogno di almeno un FileFlex Connector Agent installato sulla stessa rete in cui è installato il server AD.

Prima di avviare l'integrazione AD, assicurarsi che ci sia un dispositivo in cui sia installato FileFlex Connector Agent. Il dispositivo deve essere sempre in funzione e non deve essere spento occasionalmente.

Ulteriori dettagli sui Connector Agent sono disponibili qui.

Come integrare Active Directory con FileFlex?

Accedere all'applicazione FileFlex utilizzando le credenziali di admin.
Se si utilizza un'istanza multi-tenant di FileFlex Server, assicurarsi che sia selezionata la società appropriata nel menu a tendina.
Fare clic sull'icona Active Directory nella barra degli strumenti o individuare Active Directory nel menu contestuale di Admin.

o

Verrà presentata la seguente schermata

Fare clic sull'icona "Aggiungi nuovo Active Directory Server"
- Se l'icona viene visualizzata come disabilitata, è necessario installare un FileFlex Connector Agent come indicato nella sezione dei prerequisiti.
Verrà presentata la seguente finestra di dialogo (con dati di esempio).

Connector aziendali: Questo elenco a discesa dei FileFlex Connector Agent installati sulla rete. È possibile selezionare qualsiasi elemento che sia sempre attivo e funzionante.

Nome della connessione: Indicare un nome facile da usare, in modo che sia facilmente collegabile nel caso in cui si voglia integrare più di un server Active Directory.

Nome host: nome host del server che ospita il server Active Directory. È possibile utilizzare anche l'indirizzo IP nel caso in cui non sia selezionata l'opzione "Connessione sicura necessaria".

Porta: ai può lasciare vuota a meno che non sia stata configurata attiva direttamente su una porta personalizzata, altrimenti Fileflex prenderà automaticamente le informazioni sulla porta.

Principal & Password: informazioni amministrative per accedere al server Active Directory. La sintassi del Principal dipende dal formato di Active Directory, come specificato di seguito.

Formato	Sintassi	Esempio
Accesso NT	DOMINIO\Nome utente	QNEXT\amministratore
Nome utente principale	username@domain.net	administrator@qnext.com
Nome distinto	CN=...,OU=...,DC=...	CN=Utente Uno, OU=Account di servizio, OU=La mia azienda, DC=azienda, DC=interno

Sicurezza: Selezionare Semplice.

Fare clic su Salva per completare il processo di integrazione con il server AD.
Aspettare un po' di tempo finché la sincronizzazione dei dati di Active Directory non sarà completata e verranno mostrati i contatti importati.

Come sincronizzare il gruppo AD con FileFlex

Lo scopo della fase precedente era quello di consentire a FileFlex Server di comunicare con il server Active Directory e di importare i contatti esistenti, in modo che gli utenti abituali di Fileflex possano iniziare a utilizzare i gruppi e i contatti preesistenti creati in AD e condividere gli elementi con essi. Ciò consente di gestire gli utenti in un unico luogo, Active Directory, e di non ripetere le stesse operazioni in FileFlex.

Una volta completata l'importazione e l'integrazione con AD, l'amministratore dovrà specificare quali gruppi di Active Directory desidera assegnare agli utenti completi di Fileflex.

In qualità di amministratore, è necessario contrassegnare i gruppi i cui membri devono ottenere la licenza d'uso di Fileflex. Gli utenti dei gruppi selezionati vengono conteggiati come posti acquistati in FileFlex Server. Gli altri utenti non contrassegnati possono visualizzare solo i contenuti condivisi con loro da un utente completo di Fileflex.

Ad esempio, nella seguente connessione al server AD, l'amministratore vuole selezionare solo gli utenti nei gruppi destinati agli utenti FileFlex e FileFlex Admin li ha contrassegnati con un segno di spunta. Ciò significa che tutti gli utenti di questi tre gruppi selezionati saranno conteggiati nella quota utente di Fileflex.

Creazione del gruppo FileFlex Regular User

Si consiglia di creare nuovi gruppi in Active Directory e di assicurarsi che tutti gli utenti che devono avere accesso a Fileflex ne facciano parte. Se si desidera aggiungere o rimuovere l'accesso, è necessario modificare l'appartenenza al gruppo in Active Directory e replicarla in FileFlex. Ad esempio, l'amministratore ha creato tre gruppi: Amministratori FileFlex, Utenti FileFlex con permessi completi e FileFlex con permessi limitati. Il concetto di autorizzazione viene spiegato in dettaglio qui,

Una volta che i gruppi sono stati selezionati, è necessario modificare il ruolo del gruppo, poiché per impostazione predefinita viene dato loro l'accesso predefinito a Fileflex.

Modifica autorizzazioni gruppo

Fare clic sul gruppo selezionato e fare clic sul menu contestuale come mostrato di seguito.

Fare clic su MODIFICA.

Modificare i ruoli appropriati per il gruppo. In questo esempio, selezioneremo l'amministratore della società per questo gruppo.

Fare clic su OK e il ruolo del gruppo è stato modificato. Tutti gli utenti di questo gruppo avranno ora il ruolo di amministratore di FileFlex.

Ripetere questa operazione per tutti i nuovi gruppi FileFlex creati.

Fai clic qui per maggiori informazioni sui ruoli e sulle autorizzazioni.

Per impostazione predefinita, FileFlex sincronizza tutte le modifiche con Activity Directory una volta ogni ora. Pertanto, se sono state apportate modifiche a livello di gruppo o di utente, queste diventeranno effettive al termine della sincronizzazione successiva.

Segnalazione degli errori

Nel caso in cui si verifichino problemi con la sincronizzazione, ad esempio se il dispositivo che ospita FileFlex Connector Agent è inattivo o il server AD è inattivo o i gruppi AD da sincronizzare superano la quota di posti, tutti questi problemi vengono segnalati agli amministratori dell'azienda tramite e-mail.

A tutti gli utenti amministrativi che hanno accesso all'amministrazione dell'azienda verrà inviata un'e-mail a intervalli regolari fino alla risoluzione del problema.