Integración de Active Directory
Descripción general
Como administrador de usuarios, tiene la opción de importar usuarios a FileFlex desde Active Directory (AD) y sincronizar los grupos entre FileFlex y AD para a administrar usuarios en AD mismo.
Prerrequisito
El servidor de FileFlex puede alojarse en la nube o en cualquier red donde AD esté o no presente. Para que FileFlex se conecte al servidor de AD, necesita por lo menos un agente conector de FileFlex instalado en la misma red en la que está instalado el servidor de AD.
Antes de iniciar la integración con AD, asegúrese que haya un dispositivo con el agente conector de FileFlex instalado. El dispositivo debe estar siempre encendido y funcionando y no puede apagarse ocasionalmente.
Aquí encontrará más información sobre agentes conectores.
¿Cómo integrar Active Directory con FileFlex?
- Inicie sesión en la aplicación FileFlex con credenciales de administrador.
- Si está usando la instancia multi-inquilino del servidor FileFlex, asegúrese de seleccionar la empresa adecuada en el menú desplegable.
- Haga clic en el icono de Active Directory en la barra de herramientas o ubique Active Directory en el menú contextual de administración.
O bien
- Se abrirá la siguiente pantalla.
- Haga clic en el icono "Añadir nuevo servidor de Active Directory".
- Si el icono se muestra inhabilitado, deberá instalar el agente conector de FileFlex como se mencionó en la sección de prerrequisitos.
- Se le mostrará el siguiente cuadro de diálogo (completado con datos de ejemplo).
- Haga clic en guardar y esto completa el proceso de integración con el servidor AD.
- Espere hasta que finalice la sincronización de datos con Active Directory y se mostrarán los contactos importados.
Cómo sincronizar grupos de AD con FileFlex
La finalidad del paso anterior es habilitar la comunicación del servidor de FileFlex con el servidor de Active Directory e importar los contactos existentes para que los usuarios regulares de FileFlex puedan comenzar a usar los grupos y contactos preexistentes en AD y compartir elementos con ellos. Esto le permite administrar los usuarios en un solo sitio, es decir, Active Directory, y no repetir lo mismo en FileFlex.
Una vez finalizada la importación e integración con AD, como administrador puede desear especificar a cuáles grupos de Active Directory desea asignar usuarios completos de FileFlex.
Como administrador, deberá marcar los grupos cuyos miembros se supone obtendrán licencia de uso de FileFlex. Los usuarios del o los grupos seleccionados se contarán como plazas compradas en el servidor de FileFlex. El resto de los usuarios que no están marcados únicamente verán contenido que los usuarios completos de Fileflex compartan con ellos.
Como ejemplo, en la siguiente conexión con el servidor de AD, el administrador desea únicamente seleccionar usuarios de los grupos que serán usuarios de FileFlex y el administrador de FileFlex los marcó. Esto significa que todos los usuarios de los tres grupos seleccionados se contarán en la cuota de usuarios de Fileflex.
Cómo crear un grupo de usuarios regulares de FileFlex
Se recomienda que considere crear nuevos grupos en Active Directory e incluir en ellos a todos los usuarios que deban tener acceso a FileFlex. Si desea añadir o eliminar acceso, debe editar este grupo en Active Directory y se duplica en FileFlex. Como se mostró en el ejemplo anterior, el administrador ha creado tres grupos: para administradores de FileFlex, para usuarios de FileFlex con permiso completo y para usuarios con permisos limitados. Aquí se explica en detalle el concepto de los permisos.
Después de controlar los grupos, debe cambiar sus roles ya que, de manera predeterminada, se les otorga acceso predeterminado a Fileflex.
Edición de permisos de grupo
Haga clic en el grupo seleccionado y en el menú contextual como se muestra abajo.
Haga clic en EDITAR.
Cambie los roles adecuados al grupo. En este ejemplo, seleccionaríamos el administrador de la empresa para este grupo.
Haga clic en Aceptar y se cambiará el rol del grupo. Todos los usuarios de este grupo tendrán el rol de administradores de FileFlex.
Repita esto para todos los grupos de FileFlex recientemente creados.
Haga clic aquí para obtener más información sobre roles y permisos.
De manera predeterminada, FileFlex sincroniza todos los cambios con Active Directory una vez por hora. Si ha realizado algunos cambios a nivel de grupo o usuario, estos surtirán efecto después de la siguiente sincronización.
Informe de errores
En caso de que surjan problemas en la sincronización, por ejemplo, el dispositivo que aloja el agente conector de FileFlex o el servidor AD está inactivo o los grupos de AD que deben sincronizarse exceden la cuota de plazas, dichos problemas se informan a los administradores de la empresa mediante mensaje por correo electrónico.
Todos los usuarios administrativos que tengan acceso de administración de la empresa recibirán regularmente mensajes por correo electrónico hasta que se resuelva el problema.