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When you remotely make edits to files, FileFlex will save the edited file back to the source storage repository while keeping a version history that you can revert to if needed. To remotely edit a file: Open1. Open the storage repository where the file is located and navigate to the file and click its activity menu (3 dots). In the dropdown, choose 'Check-out'.
Choose Check-out Note: Once you check-out, the file is marked as locked. No other user who has access to the same file can make any changes into it. Other users can only preview the file till the time file is checked-in again. ) 1
2. If you are using a FileFlex desktop or mobile application, the file will be downloaded to the "Downloads" folder. You can access the same folder from your FileFlex Side-bar. 23. If you are using a web browser to access Fileflex, then the file is downloaded as per your browser settings. 4. Navigate to the downloaded file ( using Downloads located on FF Client Sidebar, or browser download location). 5. Open the file in your native application( e.g. MS Office, Photoshop, AutoCAD, AutoCadetc ) make changes, and save it. Once you are done with your changes, Go back to FileFlex so that you can check-in ( meaning submit your changes or upload ) the file back to the same location where it was taken from. 6. Go back to FileFlex. FF7. FileFlex tracks all the files that are being edited by you in one place. Click "the Check-in icon beside the file you just changed or click Checked Out Items ) and, navigate to your file and, click the activity menu ( 3 Dot menu) and then select Check-in as shown below.
Click 'Check-in' FileFlex copies the file back to the source storage repository location, versions it, deletes the file from your remote device, and unlocks it in the source location so that others can now edit it. If you are using a web browser, on clicking "Check-in" you will be prompted to provide the original path where it was checked out. Key ConceptsCheck-OutFileFlex allows you to edit any file where you have been granted edit permissions. You can be granted file access in the below ways
Since the files can be accessed by other users ( in scenarios 2 & 3 above ), as a user you want to ensure none no one else modifies the file while you are editing that document. In order to achieve the same, the file needs to be downloaded to your local device and is marked as locked. When other users access the file which is marked as locked, FileFlex notifies them that they can't edit the document as it is being edited by another user.
Check-Out is a one-step operation in FileFlex which downloads the file to your local device and marks it as locked. Once you click Check-Out, files get downloaded to the "Downloads" path. If you are using a FileFlex desktop client, you can navigate to this location by clicking "Downloads" from the side-bar.
This opens the device explorer and you can now use any relevant application to edit those documents. E.g. MS Office, Adobe Photoshop, AutoCAD, etc Once you are done with your changes, you need to save the document to the same location. Check-inOnce you are done with your changes in a file, you want to ensure the updated file is stored back to the place from where you checked out the file. You also want to ensure file status gets changed from locked to available so that it is available to other users as well for editing. Check-in is a one-step process, which does the above tasks. If you are using FileFlex Desktop Client, then fileflex FileFlex remembers where the file was downloaded and you don't need to provide the path of the modified file. On clicking "Check-in" in a desktop client, you need to confirm your changes, and the file is uploaded and unlocked
If you are using a web browser, you will be prompted to provide the location of the modified document, so that it can be stored back with changes. File Lock StatusA file is marked as locked if any user that has access to the same file is making changes in to it. Once a file is being edited it is shown witha with a locked status on it. If you are editing your own files, you will see below icon in front of themthe following icon is displayed.
If a file is being edited by another user, you will see it as below the following icon is displayed. Unlock FileOnce you have checked-out a file and have thus locked the file, you can do two operations on the file
Clicking "Unlock" simply release the lock you had put up on the file and doesn't require you to upload an unmodified version. FileFlex keeps track of file revision and your changes are discarded and the file can be modified by other users now. On clicking "Unlock", you are asked for confirmation and FF does the rest.
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ファイルをリモートで編集すると、FileFlex は、必要に応じて元に戻すことができるバージョン履歴を保持しながら、編集したファイルをソースストレージリポジトリに保存します。 ファイルをリモートで編集するには、次の手順に従ってください。
 リモートで編集するには、ファイルに移動し、アクティビティメニューをクリックします
 [編集済みファイルを送信] をクリックします。
[チェックアウト] を選択します 注: チェックアウトすると、ファイルはロック済みとしてマークされます。そのファイルにアクセスできる他のユーザーは、ファイルに変更を加えることはできません。他のユーザーは、ファイルが再度チェックインされるまでファイルをプレビューすることはできます。 2. FileFlex デスクトップアプリケーションまたはモバイルアプリケーションを使用している場合、ファイルは [ダウンロード] フォルダにダウンロードされます。 このフォルダへは、FileFlex サイドバーからアクセスできます。 3. FileFlex へのアクセスにウェブブラウザを使用してしている場合、ファイルはブラウザの設定に従ってダウンロードされます。 4.ダウンロードしたファイルがある場所に移動します (FileFlex クライアントサイドバーにある [ダウンロード] から、またはブラウザのダウンロードしたファイルがある場所にナビゲートして)。 5.ネイティブアプリケーション (MS Office、Photoshop、AutoCAD など) でファイルを開き、変更を加えて保存します。 変更が完了したら、FileFlex に戻って、ファイルを元の場所にチェックイン (変更を送信またはアップロード) します。 6.FileFlex に戻ります。 7.FileFlex では、ユーザーが編集したすべてのファイルを一元的に追跡できます。 変更したファイルの横にある [チェックイン] アイコンをクリックするか、[チェックアウト済みアイテム] をクリックしてファイルに移動し、アクティビティメニュー (3 つのドットメニュー) をクリックしてから、次に示すように [チェックイン] を選択します。
[チェックイン] をクリックします FileFlex は、ファイルをソースストレージリポジトリの元の場所にコピーしてバージョンを作成し、リモートデバイスからファイルを削除し、ソースの場所でロックを解除して、他のユーザーが編集できるようにします。 ウェブブラウザを使用している場合は、[チェックイン] をクリックすると、チェックアウトした元のパスを指定するように求められます。 重要な概念チェックアウトFileFlex を使用すると、編集権限が付与されているあらゆるファイルを編集できます。ファイルへのアクセスは、以下の方法で行うことができます
ファイルへは他のユーザーがアクセスできるため (上記のシナリオ 2 および 3)、ユーザーとして、そのドキュメントの編集中に他のユーザーがファイルを変更しないようにする必要があります。 そうするには、ファイルをローカルデバイスにダウンロードし、ロック済みとしてマークする必要があります。 ロック済みとしてマークされているファイルに他のユーザーがアクセスすると、FileFlex は、他のユーザーが編集しているため、ドキュメントを編集できないことを通知します。
チェックアウトは、ファイルをローカルデバイスにダウンロードし、ロック済みとしてマークする FileFlex のワンステップ操作です。 [チェックアウト] をクリックすると、ファイルが [ダウンロード] パスにダウンロードされます。 FileFlex デスクトップクライアントを使用している場合は、サイドバーから [ダウンロード] をクリックして、この場所に移動できます。
これにより、デバイスエクスプローラーが開き、関連するアプリケーションを使用してこれらのドキュメントを編集できるようになります。 例: MS Office、Adobe Photoshop、AutoCAD など 変更が完了したら、ドキュメントを同じ場所に保存する必要があります。 チェックインファイルの変更が完了したら、更新されたファイルがファイルをチェックアウトした元の場所に確実に保存する必要があります。 また、ファイルのステータスを「ロック」から「使用可能」に変更し、他のユーザーも編集できるようにする必要があります。 チェックインは、上記のタスクを実行するワンステッププロセスです。 FileFlex デスクトップクライアントを使用している場合、FileFlex はファイルのダウンロード元の場所を記憶しているため、変更されたファイルのパスを指定する必要はありません。 デスクトップクライアントで [チェックイン] をクリックすると、変更を確認するよう求められ、ファイルがアップロードされてロックが解除されます
ウェブブラウザを使用している場合は、変更を反映して保存できるように、変更されたドキュメントの場所を指定するように求められます。 ファイルロックステータスファイルにアクセスできるユーザーがファイルに変更を加えている場合、そのファイルはロック済みとしてマークされます。 ファイルの編集中は、ロック済みの状態で表示されます。 自分のファイルを編集している場合は、次のアイコンが表示されます。
ファイルが別のユーザーによって編集されている場合は、次のアイコンが表示されます。 ファイルのロック解除ファイルをチェックアウトしてファイルをロックしたら、ファイルに対して 2 つの操作を実行できます。
[ロック解除] をクリックすると、単純にファイルに設定したロックが解除されます。変更を加えていないバージョンをわざわざアップロードする必要はありません。 FileFlex はファイルの改訂を追跡し、変更は破棄され、他のユーザーはファイルを変更できるようになります。 [ロック解除] をクリックすると,、ユーザーは確認を求められ、FileFlex が後の処理を行います。
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Cuando se edita remotamente un archivo, FileFlex guarda el archivo editado en el repositorio de almacenamiento de origen a la vez que conserva una versión de historial a la que puede volver si es necesario. Para editar remotamente un archivo: 1. Abra el repositorio de almacenamiento donde está ubicado el archivo, navegue hasta el archivo y haga clic en su menú de actividad (3 puntos). En el menú desplegable, seleccione "Retirar".
Escoger Retirar Nota: Cuando marca esta opción, el archivo se marca como bloqueado. Ningún otro usuario que tenga acceso al mismo archivo puede realizar ningún cambio. El resto de los usuarios únicamente puede ver el archivo hasta el momento en que se publique nuevamente. 2. Si está usando una aplicación de escritorio o para móvil de FileFlex, el archivo se descargará a la carpeta "Descargas". Puede acceder a la misma carpeta desde la barra lateral de FileFlex. 3. Si accede a FileFlex desde un navegador web, el archivo se descarga según la configuración del navegador. 4. Navegue hasta el archivo descargado (con Descargas en la barra lateral del cliente FileFlex o la ubicación de descargas del navegador). 5. Abra el archivo en la aplicación nativa (por ejemplo, MS Office, Photoshop, AutoCAD, etc ), realice los cambios y guárdelo. Después de realizar los cambios, vuelva a FileFlex para poder publicar (es decir, enviar los cambios o cargar) el archivo al mismo sitio de donde lo descargó. 6. Vuelva a FileFlex. 7. FileFlex realiza un seguimiento de todos los archivos que está editando en un sitio. Haga clic en el icono Publicar junto al archivo que acaba de cambiar o haga clic en Elementos retirados, navegue hasta el archivo, haga clic en el menú de actividad (menú de 3 puntos) y, a continuación, seleccione Publicar como se muestra abajo.
Hacer clic en "Publicar" FileFlex copia el archivo en la ubicación del repositorio de almacenamiento de origen, le asigna una versión, elimina el archivo del dispositivo remoto y lo desbloquea en la ubicación de origen para que otros puedan editarlo. Si usa un navegador web, al hacer clic en "Publicar" se le solicitará la ruta original de donde se lo retiró. Conceptos claveRetirarFileFlex le permite editar cualquier archivo para el que le han asignado permisos de edición. Se le puede otorgar acceso al archivo de las siguientes maneras
Debido a que otros usuarios pueden acceder a los archivos (en los supuestos 2 y 3 anteriores), como usuario desea asegurarse de que nadie más modifique el archivo mientras usted está editando el documento. Para ello, se debe descargar el archivo al dispositivo local y marcarlo como bloqueado. Cuando otros usuarios acceden al archivo bloqueado, FileFlex les notifica que no pueden editar el documento ya que otro usuario lo está editando.
El retiro es una operación de un paso en FileFlex que descarga el archivo al dispositivo local y lo marca como bloqueado. Cuando hace clic en Retirar, los archivos se descargan a la ruta "Descargas". Si usa el cliente de escritorio de FileFlex, puede hacer clic en "Descargas", en la barra lateral, para ir a esta ubicación.
Esto abre el explorador del dispositivo y puede usar la aplicación correspondiente para editar los documentos. Por ejemplo, MS Office, Adobe Photoshop, AutoCAD, etc Después de realizar los cambios, debe guardar el documento en la misma ubicación. PublicarDespués de realizar todos los cambios en el archivo, desea asegurarse de que el archivo actualizado se guarde en el sitio de donde se retiró. También desea asegurarse de que el estado del archivo se cambie de bloqueado a disponible para que otros usuarios también puedan editarlo. Publicar en un proceso de un paso que realiza las tareas anteriores. Si usar el cliente de escritorio de FileFlex, FileFlex recuerda de dónde se descargó el archivo por lo que no es necesario que suministre la ruta del archivo modificado. Cuando hace clic en "Publicar" en el cliente de escritorio, debe confirmar los cambios para que el archivo se cargue y desbloquee.
Si usa un navegador web, se le solicitará suministrar la ubicación del documento modificado para que pueda guardarse con los cambios. Estado de bloqueo de los archivosEl archivo se marca como bloqueado si cualquier usuario con acceso al mismo archivo está realizando cambios. Cuando el archivo se está editando, se muestra su estado de bloqueo. Si está editando sus propios archivos, se muestra el siguiente icono.
Si otro usuario está editando el archivo, se muestra el siguiente icono. Desbloquear archivoDespués de retirar un archivo y que este se bloquee, puede realizar dos operaciones en el archivo.
Hacer clic en "Desbloquear" simplemente libera el bloqueo que se había colocado en el archivo; no es necesario cargar una versión sin modificar. FileFlex realiza un seguimiento de las revisiones de los archivos y los cambios se descartan; ahora otros usuarios pueden modificar el archivo. Al hacer clic en "Desbloquear", se le solicita confirmación y FileFlex se encarga del resto.
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Lorsque vous apportez des modifications à distance à des fichiers, FileFlex enregistre le fichier modifié dans le référentiel de stockage source tout en conservant un historique des versions auquel vous pouvez revenir si nécessaire. Pour modifier un fichier à distance : 1. Ouvrez le référentiel de stockage où se trouve le fichier, naviguez vers le fichier et cliquez sur son menu d'activité (3 points). Dans la liste déroulante, choisissez Extraire.
Choisissez « Extraire » Remarque : Une fois que vous avez extrait un fichier, ce dernier est marqué comme verrouillé. Aucun autre utilisateur ayant accès au même fichier ne peut y apporter de modifications. Les autres utilisateurs ne peuvent prévisualiser le fichier qu'à partir du moment où il est de nouveau archivé. 2. Si vous utilisez une application de bureau ou mobile FileFlex, le fichier sera téléchargé dans le dossier Téléchargements. Vous pouvez accéder au même dossier à partir de la barre latérale dans FileFlex. 3. Si vous utilisez un navigateur Web pour accéder à Fileflex, le fichier est dans ce cas-là téléchargé suivant les paramètres de votre navigateur. 4. Naviguez vers le fichier téléchargé (à partir des « Téléchargements » situés dans la barre latérale du client FileFlex ou de l'emplacement de téléchargement du navigateur). 5. Ouvrez le fichier dans votre application native (par exemple MS Office, Photoshop, AutoCAD, etc.), apportez des modifications et enregistrez-le. Une fois vos modifications terminées, revenez à FileFlex afin d'archiver (en soumettant ou en téléversant vos modifications) le fichier au même emplacement d'où il a été extrait. 6. Retournez à FileFlex. 7. FileFlex suit tous les fichiers que vous éditez en un seul endroit. Cliquez sur l'icône « Archiver », à côté du fichier que vous venez de modifier ou cliquez sur Articles extraits, naviguez vers votre fichier, cliquez sur la barre d'activité (3 points), puis sélectionnez Archiver comme indiqué ci-dessous.
Cliquer Archiver FileFlex copie le fichier à l'emplacement du référentiel de stockage source, lui attribue une version, supprime le fichier de votre périphérique distant et le déverrouille à l'emplacement source afin que d'autres personnes puissent le modifier. Si vous utilisez un navigateur Web, en cliquant sur « Archiver », vous serez invité à fournir le chemin d'accès d'origine d'où il a été extrait. Concept des clésExtraireFileFlex vous permet de modifier n'importe quel fichier pour lequel vous avez obtenu des autorisations de modification. Vous pouvez obtenir l'accès aux fichiers des manières suivantes :
Étant donné que les fichiers sont accessibles par d'autres utilisateurs (scénarios 2 et 3 ci-dessus), en tant qu'utilisateur, vous devez vous assurer que personne d'autre ne modifie le fichier pendant que vous-même le modifiez. Pour cela, le fichier doit être téléchargé sur votre appareil local et est marqué comme verrouillé. Lorsque d'autres utilisateurs accèdent à un fichier marqué comme verrouillé, FileFlex les avertit qu'ils ne peuvent pas modifier le document car il est en cours de modification par un autre utilisateur.
L'extraction est une opération en une étape dans FileFlex qui télécharge le fichier sur votre appareil local et le marque comme verrouillé. Une fois que vous cliquez sur « Extraire », les fichiers sont téléchargés dans le chemin d'accès « Téléchargements ». Si vous utilisez un client de bureau FileFlex, vous pouvez naviguer vers cet emplacement en cliquant sur « Téléchargements » dans la barre latérale.
L'explorateur de périphériques s'ouvre et vous pouvez désormais utiliser n'importe quelle application pertinente pour modifier ces documents. Par exemple, MS Office, Adobe Photoshop, AutoCAD, etc. Une fois que vous avez terminé vos modifications, vous devez enregistrer le document au même emplacement. ArchiverUne fois que vous avez terminé vos modifications dans un fichier, veillez à ce que le fichier mis à jour soit à nouveau stocké à l'endroit d'où vous l'avez extrait. Vous devez également vous assurer que l'état du fichier passe de « verrouillé » à « disponible » pour permettre à d'autres utilisateurs de le modifier. L'archivage est un processus en une étape, qui s'effectue comme suit : Si vous utilisez le client de bureau FileFlex, FileFlex se souvient de l'endroit où le fichier a été téléchargé et vous n'avez donc pas besoin de fournir le chemin d'accès du fichier modifié. En cliquant sur « Archiver » dans un client de bureau, vous devez confirmer vos modifications avant que le fichier soit téléversé et déverrouillé
Si vous utilisez un navigateur Web, il vous sera demandé de fournir l'emplacement du document modifié, afin qu'il puisse être stocké avec les modifications. État de verrouillage du fichierUn fichier est marqué comme « verrouillé » si un utilisateur ayant accès au même fichier y apporte des modifications. Une fois qu'un fichier est en cours d'édition, il est affiché avec un état verrouillé dessus. Si vous modifiez vos propres fichiers, l'icône suivante s'affiche.
Si un autre utilisateur est en train d'apporter des modifications à un fichier, l'icône suivante s'affiche. Déverrouiller un fichierUne fois que vous avez extrait un fichier et que vous l'avez ainsi verrouillé, vous pouvez effectuer deux opérations sur ce dernier :
En cliquant sur « Déverrouiller », vous libérez simplement le verrou que vous aviez mis en place sur le fichier et vous n'avez pas besoin de téléverser une version non modifiée. FileFlex garde une trace des révisions apportées au fichier ; vos modifications sont ainsi ignorées et le fichier peut à présent être modifié par d'autres utilisateurs. En cliquant sur Déverrouiller, il vous suffit ensuite de confirmer et FileFlex s'occupe du reste.
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Quando si apportano modifiche ai file in remoto, FileFlex salva il file modificato nel repository di archiviazione di origine, mantenendo una cronologia delle versioni a cui è possibile tornare se necessario. Per modificare un file in remoto: 1. Aprire il repository di archiviazione in cui si trova il file, navigare fino al file e fare clic sul suo menu attività (3 punti). Nel menu a tendina, scegliere 'Check-out'.
Scegliere Check-out Nota: una volta eseguito il check-out, il file viene contrassegnato come bloccato. Nessun altro utente che abbia accesso allo stesso file può modificarlo. Gli altri utenti possono visualizzare l'anteprima del file solo fino al momento in cui il file viene nuovamente controllato. 2. Se si utilizza un'applicazione FileFlex desktop o mobile, il file verrà scaricato nella cartella "Download". È possibile accedere alla stessa cartella dalla barra laterale di FileFlex. 3. Se si utilizza un browser web per accedere a Fileflex, il file viene scaricato in base alle impostazioni del browser. 4. Navigare fino al file scaricato (utilizzando la voce Download nella barra laterale del client FF o la posizione di download del browser). 5. Aprire il file nell'applicazione nativa (ad esempio MS Office, Photoshop, AutoCAD, ecc.), apportare le modifiche e salvarlo. Una volta terminate le modifiche, tornare a FileFlex in modo da poter effettuare il check-in (cioè inviare le modifiche o caricare) del file nella stessa posizione da cui è stato prelevato. 6. Tornare a FileFlex. 7. FileFlex tiene traccia di tutti i file modificati dall'utente in un'unica posizione. Fare clic sull'icona Check-in accanto al file appena modificato oppure fare clic su Elementi controllati, navigare sul file, fare clic sul menu attività (menu a 3 punti) e selezionare Check-in come mostrato di seguito.
Fare clic su 'Check-in' FileFlex copia il file nella posizione del repository di archiviazione di origine, ne esegue la versione, lo elimina dal dispositivo remoto e lo sblocca nella posizione di origine in modo che altri possano modificarlo. Se si utilizza un browser web, facendo clic su "Check-in" verrà richiesto di fornire il percorso originale in cui è stato effettuato il check-out. Concetti chiaveCheck-outFileFlex consente di modificare qualsiasi file per il quale siano stati concesse le autorizzazioni di modifica. L'accesso ai file può essere concesso nei modi seguenti
Poiché i file possono essere consultati da altri utenti (negli scenari 2 e 3 di cui sopra), l'utente vuole assicurarsi che nessun altro modifichi il file mentre sta modificando il documento. Per ottenere lo stesso risultato, il file deve essere scaricato sul dispositivo locale e contrassegnato come bloccato. Quando altri utenti accedono al file contrassegnato come bloccato, FileFlex li informa che non possono modificare il documento perché è in corso di modifica da parte di un altro utente.
Il check-out è un'operazione in un'unica fase di FileFlex che scarica il file sul dispositivo locale e lo contrassegna come bloccato. Una volta fatto clic su Check-Out, i file vengono scaricati nel percorso "Download". Se si utilizza un client desktop FileFlex, è possibile accedere a questa posizione facendo clic su "Download" dalla barra laterale.
A questo punto si apre l’Explorer del dispositivo e si può utilizzare qualsiasi applicazione pertinente per modificare i documenti. Ad es. MS Office, Adobe Photoshop, AutoCAD, ecc. Una volta terminate le modifiche, è necessario salvare il documento nella stessa posizione. Check-inUna volta terminate le modifiche a un file, è necessario assicurarsi che il file aggiornato venga memorizzato nel luogo in cui è stato prelevato. È inoltre necessario assicurarsi che lo stato del file venga modificato da bloccato a disponibile, in modo che sia disponibile anche per gli altri utenti per la modifica. Il check-in è un processo in un'unica fase, che esegue le operazioni di cui sopra. Se si utilizza FileFlex Desktop Client, FileFlex ricorda dove è stato scaricato il file e non è necessario fornire il percorso del file modificato Facendo clic su "Check-in" in un client desktop, è necessario confermare le modifiche e il file viene caricato e sbloccato.
Se si utilizza un browser web, verrà richiesto di fornire la posizione del documento modificato, in modo che possa essere memorizzato con le modifiche. Stato di blocco del fileUn file è contrassegnato come bloccato se un utente che ha accesso allo stesso file vi sta apportando modifiche. Una volta che un file è in fase di modifica, viene visualizzato con uno stato di blocco. Se si stanno modificando i propri file, viene visualizzata la seguente icona.
Se un file viene modificato da un altro utente, viene visualizzata la seguente icona. Sblocca fileUna volta effettuato il check-out di un file e quindi bloccato il file, è possibile eseguire due operazioni su di esso
Facendo clic su "Sblocca" si sblocca semplicemente il blocco del file e non è necessario caricare una versione non modificata. FileFlex tiene traccia della revisione del file e le modifiche apportate vengono eliminate e il file può essere modificato da altri utenti. Facendo clic su "Sblocca", viene richiesta una conferma e FF fa il resto.
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