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FileFlex Enterprise incluye la capacidad de permitirle compartir sus archivos con otros usuarios y que estos hagan cambios en ellos a la vez que usted conserva el control sobre las ediciones, revisiones y permisos.

NOTA: Permitir que los contactos editen el archivo que compartió significa otorgarles derechos para modificar sus archivos. Cuando los contactos le envían las versiones editadas de un archivo, usted (como propietario del archivo) tiene la opción de eliminar/borrar cualquiera de estas versiones editadas. Además de todas las versiones revisadas, el archivo original se conserva hasta que se lo elimina.

Cuando comparta archivos con otros, seleccione Editar para permitirles editar sus archivos, como se muestra abajo. Si selecciona Editar, se seleccionará automáticamente Vista preliminar, Imprimir y Descargar.

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Establecer opciones para compartir - Permitir la edición

(Consulte ¿Cómo comparto un archivo? para obtener más información sobre cómo compartir archivos.)

Ahora el contacto con quien compartió archivos podrá realizar cambios en el archivo.

Cómo editar archivos compartidos

NOTA: Para editar un archivo compartido, el usuario original debe haberle otorgado permiso para modificar el archivo.

Si alguien ha compartido un archivo con usted, lo verá como una joya de notificación junto a la barra lateral izquierda Actividad.

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Joya de notificación junto a Actividad

1. Haga clic en Actividad, en la barra de navegación de pestañas y, a continuación, en la notificación correspondiente (o puede hacer clic directamente en la pestaña Compartido y trabajar en el archivo compartido con usted).

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Hacer clic para abrir

2. El archivo se abrirá automáticamente en el visor de FileFlex Enterprise. Haga clic en el icono "Retirar" (tiene forma de bolígrafo) en el visor.

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Hacer clic en "Retirar"

3. Esto descargará el archivo al dispositivo. Después de la descarga, abra el archivo con la aplicación correspondiente.

Por ejemplo, abrirá un archivo de MS Word en MS Word, un archivo de PowerPoint en PowerPoint, AutoCAD en AutoCAD, etc. Debe tener la aplicación adecuada instalada en el dispositivo.

4. A continuación, realice las ediciones en la aplicación correspondiente y guárdelas cuando finalice.

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Publicar

5. Vuelva a FileFlex Enterprise. En la vista Archivos, abra "Elementos retirados". Verá que el archivo que está editando está bloqueado. Haga clic en los 3 puntos junto al archivo bloqueado que está editando.

6. A continuación, haga clic en Publicar.

7. Se le solicitará que ubique y seleccione el archivo actualizado/editado en su administrador de archivos. Listo, ya ha editado el archivo original y compartido su archivo modificado con el contacto original quien verá el archivo cuando lo abra.

NOTA: Si decide descartar los cambios y enviar la versión original, simplemente haga clic en Desbloquear. Esto deshará todos los cambios y el contacto original verá el archivo original.

Así, hay dos maneras de enviar sus archivos:

1. 1. Guardar los cambios y hacer clic en Publicar o
   2. Hacer clic en Desbloquear para descartar los cambios y enviar el mismo archivo original.

FileFlex Enterprise vous permet de partager vos fichiers avec d'autres utilisateurs que vous autoriser à modifier ces mêmes fichiers tout en vous laissant le contrôle des modifications, des révisions et des autorisations.

REMARQUE : Autoriser vos contacts à modifier vos fichiers partagés signifie que vous donnez aux autres utilisateurs le droit d'apporter des modifications à ces fichiers. Lorsque vos contacts vous soumettent leurs versions modifiées d'un fichier, vous (en tant que propriétaire du fichier) avez la possibilité de supprimer toute version modifiée. Votre fichier d'origine est conservé, ainsi que chaque version révisée jusqu'à ce qu'il soit supprimé.

Lorsque vous partagez vos fichiers avec d'autres personnes, permettez-leur de modifier vos fichiers en sélectionnant Modifier comme indiqué ci-dessous. Choisir Modifier sélectionnera automatiquement Visualiser, Imprimer et Télécharger.

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Définition des options de partage - Modification autorisée

(Voyez Comment partager un fichier ? pour plus d'informations sur la façon de partager vos fichiers).

Désormais, le contact avec qui vous partagez le ou les fichiers peut apporter des modifications au fichier.

Comment modifier des fichiers partagés ?

REMARQUE : Pour pouvoir modifier un fichier partagé, l'utilisateur d'origine doit au préalable vous en avoir donné l'autorisation.

Si quelqu'un a partagé un fichier avec vous, un bijou de notification apparaîtra à côté de la barre latérale gauche de l'activité.

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Bijou de notification à côté de d'Activité

1. Cliquez sur Activité dans la barre de navigation, puis sur la notification correspondante (vous pouvez aussi cliquer directement sur l'onglet Partages et travailler sur le ou les fichiers partagés avec vous).

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Cliquez pour ouvrir

2. Le fichier s'ouvre automatiquement dans la visionneuse FileFlex Enterprise. Cliquez sur l'icône Extraire (en forme de stylo) dans la visionneuse.

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Cliquez sur Extraire

3. Cela télécharge le fichier sur votre appareil. Après le téléchargement, ouvrez le fichier dans l'application appropriée.

Par exemple, ouvrez un fichier MS Word dans MS Word, un fichier PowerPoint dans PowerPoint, un fichier AutoCAD dans AutoCAD, etc. Vous devez avoir l'application appropriée installée sur votre appareil.

4. Ensuite, apportez vos modifications dans l'application appropriée et Enregistrez-les quand vous avez terminé.

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Archiver

5. Retournez à FileFlex Enterprise. Dans la vue Fichiers, ouvrez les Articles extraits. Vous verrez que le fichier que vous modifiez est verrouillé. Cliquez sur les 3 points à côté du fichier verrouillé que vous modifiez.

6. Puis cliquez sur Archiver.

7. Vous serez ensuite invité à localiser et à sélectionner votre fichier mis à jour/modifié dans votre gestionnaire de fichiers. Et voilà ! Vous avez maintenant édité le fichier d'origine et partagé votre fichier modifié avec le contact d'origine qui le verra maintenant lorsqu'il l'ouvrira.

REMARQUE : Si vous décidez d'annuler vos modifications et de renvoyer la version originale, cliquez simplement sur Déverrouiller. Cela annulera toutes vos modifications et le contact d'origine verra son fichier d'origine.

Ainsi, vous pouvez soumettre vos fichiers de deux manières :

1. 1. En enregistrant vos modifications et en cliquant sur Archiver, ou
   2. Ignorer vos modifications et renvoyer la version originale en cliquant sur Déverrouiller.

FileFlex Enterprise include la possibilità di condividere i file con altri utenti e di consentire loro di apportare modifiche ai file, fornendo al contempo il controllo su modifiche, revisioni e autorizzazioni.

NOTA: consentire ai contatti di modificare i file condivisi significa concedere loro il diritto di apportare modifiche ai file. Quando i contatti inviano le loro versioni modificate di un file, l'utente (in quanto proprietario del file) ha la possibilità di cancellare/rimuovere le versioni modificate. Il file originale viene conservato, così come ogni versione modificata, finché non viene eliminata.

Quando si condividono i file con altri, scegliere di consentire ai contatti di modificare i file selezionando Modifica, come mostrato di seguito. Scegliendo Modifica i selezionerà automaticamente Anteprima, Stampa e Download.

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Impostare le opzioni di condivisione - Modifica consentita

(Vedere Come si condivide un file? per ulteriori informazioni su come condividere i file).

A questo punto, il contatto con cui si condividono i file potrà apportare modifiche al file.

Come modificare file condivisi

NOTA: per modificare un file condiviso, è necessario ottenere l'autorizzazione dell'utente originale ad apportare modifiche al suo file.

Se qualcuno ha condiviso un file con te, lo vedrai come un gioiello di notifica accanto alla barra laterale sinistra delle Attività.

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Gioiello notifica accanto Attività

1. Fare clic su on Attività nella barra di navigazione delle schede e poi sulla notifica corrispondente (oppure fare direttamente clic sulla scheda Condivisioni e intervenire sui file condivisi).

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Fare clic per aprire

2. Il file si aprirà automaticamente nel visualizzatore di FileFlex Enterprise. Fare clic sull'icona "Check-out" (simile a una penna) nel visualizzatore.

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Fare clic su Check-out

3. Il file verrà scaricato sul dispositivo. Una volta scaricato, aprire il file nell'applicazione appropriata.

Ad esempio, si aprirà un file MS Word in MS Word, un file PowerPoint in PowerPoint, AutoCAD in AutoCAD, ecc. È necessario che sul dispositivo sia installata l'applicazione appropriata.

4. Quindi, apportare le modifiche nell'app appropriata e fare clic su Salva una volta terminate.

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Check-in

5. Tornare a FileFlex Enterprise. Nella vista File, aprire la sezione "Elementi controllati". Si vedrà che il file che si sta modificando è bloccato. Fare clic sui 3 punti accanto al file bloccato che si sta modificando.

6. Poi fare clic su Check-in

7. Verrà quindi richiesto di individuare e selezionare il file aggiornato/modificato dal file manager. A questo punto, è stato modificato il file originale e condiviso il file modificato con il contatto originale, che ora vedrà il tuo file quando lo aprirà.

NOTA: se si decide di non apportare le modifiche e di inviare nuovamente la versione originale, è sufficiente fare clic su Sblocca. In questo modo si annullano tutte le modifiche e il contatto originale vedrà il suo file originale.

Esistono quindi due modi per inviare i file:

1. 1. Salvare le modifiche e fare clic su Check-in, o
   2. Ignorare le modifiche e inviare lo stesso file originale facendo clic su Sblocca.