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Remote Editing is a powerful feature of FileFlex that allows you to remotely edit files stored anywhere on your organization infrastructure, from your smartphone, tablet, or remote computer, from anywhere in the world.

When you remotely make edits to files, FileFlex will save the edited file back to the source storage repository while keeping a version history that you can revert to if needed.

To remotely edit a file:

1. Open the storage repository where the file is located and navigate to the file and click its activity menu (3 dots). In the dropdown, choose 'Check-out'.

Choose Check-out

Note: Once you check-out, the file is marked as locked. No other user who has access to the same file can make any changes to it. Other users can only preview the file till the time file is checked-in again. 

2.  If you are using a FileFlex desktop or mobile application, the file will be downloaded to the "Downloads" folder.  You can access the same folder from your FileFlex Side-bar.

3.  If you are using a web browser to access Fileflex, then the file is downloaded as per your browser settings. 

4. Navigate to the downloaded file ( using Downloads located on FF Client Sidebar, or browser download location).

5. Open the file in your native application( e.g. MS Office,  Photoshop, AutoCAD, etc ) make changes, and save it.  

6. Once you are done with your changes, Go back to FileFlex so that you can check-in ( meaning submit your changes or upload ) the file back to the same location where it was taken from.  

7. Go back to FileFlex. 

8. FileFlex tracks all the files that are being edited by you in one place.  Click "Checked Out Items) and navigate to your file and click the activity menu ( 3 Dot menu) as shown below.

Click 'Check-in'

9. FileFlex copies the file back to the source storage repository location, versions it, deletes the file from your remote device, and unlocks it in the source location so that others can now edit it.

10. If you are using a web browser, on clicking "Check-in" you will be prompted to provide the original path where it was checked out.  

Key Concepts   

Check-Out 

FileFlex allows you to edit any file where you have been granted edit permissions. You can be granted file access in the below ways

1. Your own files from the content sources added by yourself.  
2. The files shared by another user with EDIT permission.
3. FIles from the content source allocated by the user administrator.

Since the files can be accessed by other users ( in scenarios 2 & 3 above ), as a user you want to ensure no one else modifies the file while you are editing that document. 

In order to achieve the same, the file needs to be downloaded to your local device and is marked as locked. 

When other users access the file which is marked as locked, FileFlex notifies them that they can't edit the document as it is being edited by another user. 

Check-Out is a one-step operation in FileFlex which downloads the file to your local device and marks it as locked. 

Once you click Check-Out, files get downloaded to the "Downloads" path.   

If you are using a FileFlex desktop client, you can navigate to this location by clicking "Downloads" from the side-bar. 

This opens the device explorer and you can now use any relevant application to edit those documents. 

E.g. MS Office, Adobe Photoshop, AutoCAD, etc    

Once you are done with your changes, you need to save the document to the same location.  

Check-in

Once you are done with your changes in a file, you want to ensure the updated file is stored back to the place from where you checked out the file. 

You also want to ensure file status gets changed from locked to available so that it is available to other users as well for editing. 

Check-in is a one-step process, which does the above tasks. 

If you are using FileFlex Desktop Client, then FileFlex remembers where the file was downloaded and you don't need to provide the path of the modified file. 

On clicking "Check-in" in a desktop client, you need to confirm your changes, and the file is uploaded and unlocked 

If you are using a web browser, you will be prompted to provide the location of the modified document, so that it can be stored back with changes. 

File Lock Status

A file is marked as locked if any user that has access to the same file is making changes to it. 

Once a file is being edited it is shown with a locked status on it. 

If you are editing your own files, the following icon is displayed. 

If a file is being edited by another user, the following icon is displayed.

Unlock File 

Once you have checked-out a file and have thus locked the file, you can do two operations on the file 

• Make changes in the files and upload it back to where it was stored and release the lock. This is explained above as Check-In. 
• You no longer want to make any changes and want to ensure your changes are discarded.  You can use the "unlock" command in this case 

Clicking "Unlock" simply release the lock you had put up on the file and doesn't require you to upload an unmodified version. 

FileFlex keeps track of file revision and your changes are discarded and the file can be modified by other users now. 

 On clicking "Unlock", you are asked for confirmation and FF does the rest. 

リモート編集は FileFlex の強力な機能で、世界中のどこからでもスマートフォン、タブレット、リモートコンピュータから、組織のインフラストラクチャのどこに保存されているかにかかわらず、ファイルをリモートで編集できます。ファイルをリモートで編集すると、FileFlex は、必要に応じて元に戻すことができるバージョン履歴を保持しながら、編集したファイルをソースストレージリポジトリに保存します。
ファイルをリモートで編集するには、次の手順に従ってください。

• ファイルが保存されているストレージリポジトリを開き、ファイルに移動して、そのアクティビティメニュー (3つのドット) をクリックします。ドロップダウンで、[チェックアウト] を選択します。

(注: チェックアウトすると、ファイルはロック済みとしてマークされます。そのファイルにアクセスできる他のユーザーは、ファイルに変更を加えることはできません。他のユーザーは、ファイルが再度チェックインされるまでファイルをプレビューすることはできます。)   

1 FileFlex デスクトップアプリケーションまたはモバイルアプリケーションを使用している場合、ファイルは [ダウンロード] フォルダにダウンロードされます。  このフォルダへは、FileFlex サイドバーからアクセスできます。

2. FileFlex へのアクセスにウェブブラウザを使用してしている場合、ファイルはブラウザの設定に従ってダウンロードされます。 

• ダウンロードしたファイルがある場所に移動します (FileFlex クライアントサイドバーにある [ダウンロード] から、またはブラウザのダウンロードしたファイルがある場所にナビゲートして)。
• ネイティブアプリケーション (MS Office、Photoshop、AutoCad など) でファイルを開き、変更を加えて保存します。  
• 変更が完了したら、FileFlex に戻って、ファイルを元の場所にチェックイン (変更を送信またはアップロード) します。  
• FileFlex に戻ります。 
• FileFlex では、ユーザーが編集したすべてのファイルを一元的に追跡できます。  [チェックアウト済みアイテム] をクリックしてファイルに移動し、以下に示すようにアクティビティメニュー (3 つのドットメニュー) をクリックします。

• [チェックイン] をクリックします

1. FileFlex は、ファイルをソースストレージリポジトリの元の場所にコピーしてバージョンを作成し、リモートデバイスからファイルを削除し、ソースの場所でロックを解除して、他のユーザーが編集できるようにします。
2. ウェブブラウザを使用している場合は、[チェックイン] をクリックすると、チェックアウトした元のパスを指定するように求められます。  

重要な概念   

チェックアウト 

FileFlex を使用すると、編集権限が付与されているあらゆるファイルを編集できます。ファイルへのアクセスは、以下の方法で行うことができます

1. 自分のファイル (自分で追加したコンテンツソースから)。  
2. 編集権限を持つ他のユーザーから共有されたファイル。
3. ユーザー管理者が割り当てたコンテンツソースのファイル。

ファイルへは他のユーザーがアクセスできるため (上記のシナリオ 2 および 3) 、ユーザーとして、そのドキュメントの編集中に他のユーザーがファイルを変更しないようにする必要があります。 

そうするには、ファイルをローカルデバイスにダウンロードし、ロック済みとしてマークする必要があります。 

ロック済みとしてマークされているファイルに他のユーザーがアクセスすると、FileFlex は、他のユーザーが編集しているため、ドキュメントを編集できないことを通知します。 

チェックアウトは、ファイルをローカルデバイスにダウンロードし、ロック済みとしてマークする FileFlex のワンステップ操作です。 

[チェックアウト] をクリックすると、ファイルが [ダウンロード] パスにダウンロードされます。   

FileFlex デスクトップクライアントを使用している場合は、サイドバーから [ダウンロード] をクリックして、この場所に移動できます。 

これにより、デバイスエクスプローラーが開き、関連するアプリケーションを使用してこれらのドキュメントを編集できるようになります。 

例: MS Office、Adobe Photoshop、AutoCAD など    

変更が完了したら、ドキュメントを同じ場所に保存する必要があります。  

チェックイン

ファイルの変更が完了したら、更新されたファイルがファイルをチェックアウトした元の場所に確実に保存する必要があります。 

また、ファイルのステータスを「ロック」から「使用可能」に変更し、他のユーザーも編集できるようにする必要があります。 

チェックインは、上記のタスクを実行するワンステッププロセスです。 

FileFlex デスクトップクライアントを使用している場合、FileFlex はファイルのダウンロード元の場所を記憶しているため、変更されたファイルのパスを指定する必要はありません。 

デスクトップクライアントで [チェックイン] をクリックすると、変更を確認するよう求められ、ファイルがアップロードされてロックが解除されます 

ウェブブラウザを使用している場合は、変更を反映して保存できるように、変更されたドキュメントの場所を指定するように求められます。 

ファイルロックステータス

ファイルにアクセスできるユーザーがファイルに変更を加えている場合、そのファイルはロック済みとしてマークされます。 

ファイルの編集中は、ロック済みの状態で表示されます。 

自分のファイルを編集している場合は、ファイルの前に次のアイコンが表示されます。 

ファイルが別のユーザーによって編集されている場合は、次のように表示されます 

ファイルのロック解除 

ファイルをチェックアウトしてファイルをロックしたら、ファイルに対して 2 つの操作を実行できます。 

• ファイルに変更を加え、保存されていた元の場所にアップロードして、ロックを解除します。これは、「チェックイン」として上記で説明しています。 
• 変更を加える必要がなくなり、変更が破棄されるようにしたいこともあるでしょう。  この場合、「ロック解除」コマンドを使用できます 

[ロック解除] をクリックすると、単純にファイルに設定したロックが解除されます。変更を加えていないバージョンをわざわざアップロードする必要はありません。 

FileFlex はファイルの改訂を追跡し、変更は破棄され、他のユーザーはファイルを変更できるようになります。 

 [ロック解除] をクリックすると,、ユーザーは確認を求められ、FileFlex が後の処理を行います。